飲み会嫌いが宴会幹事をやる時に気をつけていること

宴会幹事

飲み会嫌いこそ宴会幹事をやるべき

サラリーマンは年間を通じて、何かにつけて飲み会があります。最近は随分減りましたが、忘年会・新年会・歓送迎会等々色々な理由を作り飲み会を行う会社がまだまだ多いです。

若手社員の中には幹事をやらされる人も多いでしょう。僕も30代半ばですが、部内の高齢化が進み、部の飲み会の幹事を未だにやってたりします。最年少ってワケではないんですけど。

今の部は年寄りが多いし、僕自身も良い年ですので、ドンチャン騒ぎはありません。

突然脱げとか、何の脈絡も無くクレヨンしんちゃんのモノマネやれとか無茶な要求はされず、何の酒を混ぜたか分からない液体をしこたま飲まされ、噴水の様にゲ●を吐く事もありませんので、幹事のお仕事以外はのんびり参加しています。

まぁ、今そんな事やったら真っ当な会社なら即パワハラで訴えらるでしょうが、それでも平気でやってる会社もまだまだあるでしょうね。

酒は好きだけど、宴会・飲み会の類はあまり好きではないので、自分から飲み会をやろうとは思わないのですが、上からの命令であれば対応せざるを得ません。

幹事は少人数から20人程度まで。それ以上大規模な宴会はやったことがありません。基本的に飲んで食べるだけです。宴会芸の企画なんて絶対やりません。そんな感じですが、自分的に気をつけている事を纏めておこうと思います。

宴会幹事 :予約時

・出欠確認は早めに
日程調整、出欠確認は出来るだけ早めにしています。確認する人数が多いときはweb上の出欠確認サイトを使うと楽です。僕の場合は日程調整を含めてgoogleドライブのフォームを使ってアンケート形式にして送ったりもしています。

※参考
結婚式二次会の出欠用フォームの簡単作成方法

・予約人数は少し多めに
特に個室のお店にいえる事ですが、参加人数が増えた場合、大きな個室に変更できず、狭い個室にギュウギュウ詰めなんて事が起こります。お店に方には人数が増減する可能性がある旨を伝え、何日前までに人数を確定させる必要があるかを確認しておきます。キャンセル料等についてもこの時点でしっかり確認します。

・できるだけポッキリ価格での予約を
主要な参加者がお酒に拘る人である場合は考える必要がありますが、そうでなければ飲み放題付のコース料理にします。これで会計が格段に楽になります。

・お誘いメールはテンション高めで
意識しなくても出来る人は問題ありませんが、僕の場合はどちらかというと飲み会嫌いでテンションが低い為、がんばってアゲて出してます。

宴会幹事 :宴会前

・出席者に再度確認メールを出す
結構いるんです。ドタキャンする人が。キャンセル料が発生する直前に確認メールを出します。これをやっておくとキャンセル料でイヤな思いをする事がかなり少なくなります。

・人数の最終確定
前日くらいに最終人数をお店へ連絡します。やっておかないと、これもトラブルの元になります。

・席次の決定
普段はあんまりやらないですが、接待とかだと多少は気を使うかもしれません。この辺の細かなルールは他を当たってください。

普段注意する点として、喫煙者・非喫煙者は要注意です。出来るだけ分けた配置を心がけます。

・会費の決定
会社によって違うかもしれませんが、役職によって傾斜配分をすることもあると思います。絶対意識していただきたいのは上司は案外セコいと言う事です。過度な傾斜は禁物です。根に持つ人がいますので。

宴会幹事 :宴会時

・とにかく世話係に徹する
若い頃の宴会ではこうしてました。手持ち無沙汰だと先輩にアレコレ絡まれがちです。特に用事は無くても忙しそうに動きまわるのが絡まれないコツです。まぁ、それでも結局逃げられないことの方が多いわけですが…。

・後は適当に…
上手く立ち回ってくださいw

宴会後

・会計処理
基本的にはポッキリ価格で宴会前に徴収してしまうのが楽です。もしそうできない人は翌日以降、会う人かそうで無いかで対応が異なります。

※しばらく会わない人との宴会
速やかにその場で会計、請求をおこないます。酔った頭を回転させる必要があります。

※またすぐに会う人との宴会
とりあえず自分のカードで決済し、後日回収します。

・支払いはカードで
カードで払えばポイントゲットです。これくらいの駄賃は貰ってもバチはあたりません。

ぐるなびなんかのクーポンで幹事様無料なんてのが有りますが、これは独り占めしないで出席者に還元するようにしてます。後から気付かれると色々ややこしいことになります。

こんな感じです。宴会中の事はほとんどの人が多少のことは酔って忘れますので、割り切って気楽にやるのがコツです。

ではでは。

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