昨日の続きです。専門性の無い仕事の集まりである総務部の仕事に必要なスキルとは？！僕なりに考えてみました。
総務部員 に必要なスキル
コミュニケーションスキル
学生等には意外かも知れませんが総務部員にとってはもっとも大切な能力です。どんな仕事をするにしろ、内部・外部とのコミュニケーションが不可欠です。ここが円滑にできないと総務の仕事は一切回りません。総務部員はこちらがお客さんとして外部の取引先と接することが非常に多い部署です。かと言って偉そうにしてれば良いかというとそんなことは無く、こちらに失礼があった場合は、こっちの営業が相手から出入り禁止を食らうなんてこともありえます。企業同士の持ちつ持たれつの関係において、こちらがお客さんという立場のときほど気を使わなければならないことはありません(特に相手にとって嫌な話をするとき)。ですので、話が上手いだけではなく、企業同士の関係が円滑に進むような配慮が出来る必要があります。と、偉そうに書きましたが、そもそも、社内的にも、定量的な目標を殆んど持たない分、上司の印象が悪くなったら終わりです。という意味でも大事なスキルだったりします。
気配り・積極性
会社の進化に合わせて、誰もやらない仕事は日々増えてます。誰もやらない仕事に気付ける気配り、アプローチできる積極性が必要です。誰もやらないまま放置するとある日突然他部署から怒られることになります。ですので日々、社内外の色々な人と話をしたり、観察したりして問題点を発見出来なければなりません。ここでもコミュニケーションスキルが必要になってくるわけですね。
社内のスペシャリスト
専門性が無い仕事と再三書いていますが、総務部員にとってもっとも必要な知識は社内情報です。自分の勤める会社のことについて誰よりも知っていること。これが総務で仕事をするに当たって必要な唯一の専門性です。財務情報はもちろん、拠点情報、各種規定から社長の好きなプロ野球チームまで、社内のありとあらゆることに詳しいこと。これが総務の仕事で一番大事なことじゃないかなと思います。
総務部の一番のお客さんは自社の社員です。そんな意識を持って仕事をしたいですね。傍から見たらのんびりしてそうなイメージがありますが決してそんなことは無いんですよ。多分。
ではでは。
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